Global Best Practice Transfer
Der interne Best Practice-Transfer in Unternehmen
von Peter Heisig

Stichworte: 27 Monate dauert der interne Best Practice Transfer in den besten Unternehmen, Verbesserungen durch Global Best Practice Transfer, Best Practice Transfer in Deutschland noch in den Anfängen

"Wenn wir nur wüssten, was wir bereits wissen" ist wahrscheinlich der häufigste Ausspruch, der verantwortlichen Führungskräften bei dem Thema Wissensmanagement in den Sinn kommt.

Zahlreiche Aufgaben und Veränderungen in unseren privaten und öffentlichen Organisationen werden heute als Projekte abgewickelt. Ob es sich um die Einführung einer neuen Software, die Veränderung der Organisation, das Redesign von Geschäftsprozessen oder die Markteinführung eines neuen Produktes handelt, immer soll ein Projektleiter mit einem Budget und einem Team die Aufgabe lösen. Dabei sind die Mitglieder des Teams oft auf der ganzen Welt verteilt.

Wenn der Projektalltag mit Termin- und Kostendruck dann hereinbricht, verlangen die vielen kleinen Aufgaben und Probleme nach schnellen und effizienten Lösungen. Aber halt! Dieses Problem hatten doch auch schon einmal die Kollegen im letzten Projekt, im vergangenen Jahr, aus der Nachbarabteilung, in unserem Zweigwerk, aus unserer Tochtergesellschaft. Gutes Gedächtnis, hervorragender Hinweis und schon geht die Sucherei los! Wer war denn gleich noch mal der damalige Projektleiter und wer seine Nachfolgerin? Wo arbeitet sie jetzt? Ach, ausgeschieden oder versetzt. Und die Projektdokumentation, wo ist sie archiviert? Kein Zugriff! Dann holen Sie die Genehmigung ein! .... Nach zeitaufwändiger, frustrierender und oft ergebnisloser Suche wird die Aufgabe mit dem im Projektteam vorhandenen Wissen ohne die Erfahrungen des Unternehmens gelöst und damit ein weiteres Mal das "Rad neu erfunden".

27 Monate dauert der interne Best Practice Transfer in den besten Unternehmen

Amerikanische Untersuchungen (APQC 1994) zeigen, dass Unkenntnis die größte Barriere im unternehmensinternen Transfer von Wissen und Best Practices ist. Dabei besteht die Unkenntnis auf beiden Seiten der Kommunikationsbeziehung. Der Besitzer kennt nicht seine potentiellen internen Nachfrager und diesen sind ihrerseits die Besitzer nicht bekannt. Die typische Antwort von Mitarbeitern ist: "Ach, ich wusste gar nicht, dass Du dieses brauchst!" oder "Ich wusste überhaupt nicht, dass Du diese hast!" Die zweitgrößte Barriere besteht in der begrenzten Aufnahmefähigkeit. Selbst wenn der Führungskraft das bessere Vorgehen bekannt war, verfügte Sie entweder nicht über ausreichende zeitliche und/oder finanzielle Mittel oder ihr fehlte das detaillierte praktische Wissen für die Umsetzung. Die dritte Barriere bestand in der fehlenden starken Beziehung zwischen Geber und Nehmer, wodurch weder das Gefühl auf den anderen zu hören noch der gegenseitigen Unterstützung gefördert wurde. Schließlich dauerte der interne Best Practice Transfer von der Identifikation bis zur Umsetzung selbst in den besten Unternehmen Anfang der neunziger Jahre im Durchschnitt 27 Monate! Stellen Sie sich diesen Zeitraum vor dem Hintergrund der heutigen Internettechnologien vor, die uns den blitzschnellen Transport von Informationen rund um den Globus ermöglichen.

Aus hier zeigt sich wieder, dass unsere Informationstechnologien ihr Effizienzpotential nicht entfalten können, wenn das Fundament in den Prozessen (Internes Benchmarking und Transfer) und bei den Personen (Fähigkeiten) und der Kultur (Offenheit, Vertrauen, Hilfsbereitschaft) nicht gelegt ist.

Verbesserungen durch Global Best Practice Transfer

Die Verbesserungen, die durch den internen Transfer der besten Methoden und Verfahren erreicht wird sind enorm:

So erreichte Chevron eine Einsparung von über 648 Mio. US-Dollar beim Energieverbrauch in der Zeit von 1993 bis 1997, über 816 Mio. US-Dollar seit 1992 bei Investitionsprojekten, 1,4 Mrd. US-Dollar bei den Betriebskosten seit 1992. Neben diesen handfesten Ergebnissen hat der interne Best Practice Transfer nach Angaben des Vorstandsvorsitzenden Kenneth T. Derr auch zum Wandel der Kultur beigetragen, die das Lernen von anderen als eine Quelle von Wettbewerbsvorteilen wertschätzt. Auch bei Chevron haben die verantwortlichen Manager nicht auf die ‚richtige‘ unternehmensweite Standardplattform gewartet, sondern mit der seit Jahrzehnten bewährten und vertrauten Technik der Loseblattsammlung sofort begonnen. Die erste Auflage von 5000 Exemplaren fand einen reißenden Absatz. Heute wird eine auf Lotus-Notes aufbauende Best Practice-Datenbank im Intranet genutzt.

Best Practice Transfer in Deutschland noch in den Anfängen

In Deutschland konnte beispielsweise das Werk Lägerdorf der schweizerischen HOLDERBANK Gruppe durch den unternehmensinternen Best Practice Transfer Investitionskosten von rund 30 Mio. DM oder mehr als 20 Prozent der ursprünglich geplanten Investitionssumme einsparen. Auch die Bauzeit wurde knapp drei Monate unterschritten und damit ein zusätzlicher Cash-flow erwirtschaftet. Vorbild war das neue Fabrikationskonzept im mexikanischen Werk in Ramos Arispe, wo sich das Planungsteam aus Lägerdorf direkt informierte. Durch den Besuch vor Ort entstand nicht nur das Vertrauen in die Umsetzbarkeit des mexikanischen Konzeptes unter deutschem Klima, sondern wurden zugleich die wichtigen Trips und Tricks vermittelt, die jedes Planungsteam während der Projektlaufzeit lösen muss.

Der Best Practice Transfer steckt in Deutschland noch in den Anfängen. Die großen Verbesserungspotentiale sind erst noch zu realisieren. Allerdings planen 50 Prozent der 1999 vom Informationszentrum Benchmarking befragten umsatzstärksten TOP 1000 Unternehmen in Deutschland noch nicht einmal die Einführung einer Best Practice Datenbank. Nur jedes dritte Unternehmen hat bereits entsprechend reagiert und befand sich 1999 in der Planungsphase. Nur bei jedem zehnten Unternehmen befand sich eine solche Anwendung im Aufbau und nur jedes dreißigste Unternehmen verfügt über eine entsprechende Intranet Best Practice Datenbank.

Das Competence Centrum Wissensmanagement am Fraunhofer IPK kann einerseits auf die langjährigen Benchmarkingerfahrungen seit 1994 zurückgreifen und hat bereits 1996 einen prototypische Intranet Datenbank zur Sicherung von Projekterfahrungen und Best Practices entwickelt.

Dieser Beitrag ist im Sonderheft Wissensmanagement der Zeitschrift FUTUR erschienen und uns freundlicherweise vom Fraunhofer Institut für Produktionsanlagen und Konstruktionstechnik (IPK) zur Verfügung gestellt worden.

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